Privacybeleid Stichting Instuif de Zolder – versie februari 2024

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Instuif de Zolder (hierna: “de organisatie”) verwerkt van deelnemers aan activiteiten van de organisatie, zoals het kinderkamp (het Zolderkamp), discoavonden en overige gerelateerde activiteiten. Het beleid is ook van toepassing op persoonsgegevens van vrijwilligers en van de donateurs van de organisatie (o.a. “De Club van 100 Zolderkamp”).

Instuif de Zolder hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Instuif de Zolder houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
  • Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming (of die van je ouders/verzorgers) in die gevallen dat toestemming conform de AVG noodzakelijk is voor deze verwerking van je persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop zullen wijzen en deze zullen respecteren.

Indien je deelneemt aan activiteiten van de organisatie, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, zullen we je persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid verwerken. Wij adviseren je om het Privacybeleid goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor je eigen administratie.

1. Verantwoordelijke

Het bestuur van Stichting Instuif de Zolder, Kamer van Koophandel nummer 41093814, is Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het Bestuur is aanspreekpunt voor de verwerking van de persoonsgegevens en te benaderen via privacy@zolderkamp.nl.

2. Welke gegevens verwerkt de organisatie en voor welk doel

Persoonsgegevens van deelnemers (hun ouders/verzorgers) en vrijwilligers worden door Instuif de Zolder verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het uitvoering geven aan activiteiten;
  • Communicatie over de activiteiten.

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:

  • Het uitvoeren van een overeenkomst door de aanmelding voor deelname aan een activiteit dan wel aanmelding als vrijwilliger of donateur;
  • Vitaal belang (het zorgen voor je veiligheid tijdens de activiteiten) als het gaat om bijzondere persoonsgegevens;
  • Expliciete toestemming bij aanmelding voor de nieuwsbrief.

2.1 In het kader van deelname aan activiteiten worden (afhankelijk van de activiteit) de volgende persoonsgegevens verwerkt, soms (ook) van ouders/verzorgers:

  1. Voor- en achternaam
  2. Adresgegevens
  3. Telefoonnummer(s)
  4. Geboortedatum
  5. E-mail adres
  6. School en klas van het kind
  7. Huisarts kind
  8. Gegevens inzake zwemdiploma/zwemvaardigheid en mogelijke lichamelijke beperkingen
  9. Gegevens mbt de gezondheid (medicijngebruik, dieetwensen en allergieën)
  10. Gegevens over deelname aan eerdere activiteiten
  11. Beeldmateriaal tbv publicatie op website van Instuif de Zolder/ Facebook (indien toestemming)
  12. Bankrekeningnummer
  13. Registratie van het bezit van een geldige VOG verklaring en specifieke (werk)afspraken (voor vrijwilligers)

2.2 De organisatie verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en gegevens over eerdere activiteiten worden gebruikt voor contact over de activiteiten van de organisatie, voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie;
  2. Geboortedatum, schoolgegevens, diploma’s en gegevens inzake de gezondheid worden gebruikt voor het goed en veilig uitvoeren van de activiteiten, passend bij de persoonlijke situatie van jou als deelnemer;
  3. Een bankrekeningnummer wordt alleen geregistreerd als het gebruikt is om betalingen af te wikkelen.
  4. Beeldmateriaal wordt gebruikt als ondersteuning van de berichtgeving over de activiteiten en als promotiemateriaal;
  5. Een registratie van een VOG-verklaring is voor vrijwilligers verplicht, mede vanuit de subsidierichtlijnen van de gemeente Eindhoven

E-mailmarketing (opt-in):

Uitsluitend indien je daarvoor toestemming hebt gegeven, gebruikt de organisatie je naam en e-mailadres om je regelmatig haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten van de organisatie toe te sturen. Afmelding voor deze e-mails is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.
Voor e-mails die direct te maken hebben met een activiteit waar je aan deelneemt kun je je niet afmelden zonder je ook voor de betreffende activiteit af te melden.

2.3 De organisatie kan de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau gebruiken voor onderzoeksdoeleinden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. De geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot jou als individu te herleiden.

3. Bewaartermijnen

3.1 De organisatie verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van de activiteiten waar je aan deelneemt, waaronder begrepen het aanmeldproces en de evaluatie. Contactgegevens (2.2.1) en gegevens omtrent een VOG (2.2.6) en specifieke werkafspraken worden bewaard zolang je nog in aanmerking komt voor vervolgactiviteiten of samenhangende activiteiten, tenzij je (of je ouder of verzorger) een verzoek tot verwijderen indient. De gegevens onder 2.2.2 en 2.2.3 worden direct na de activiteit vernietigd en dienen per activiteit opnieuw te worden verstrekt. Beeldmateriaal wordt na publicatie gebruikt als archiefmateriaal tenzij je (of je ouder of verzorger) een verzoek tot verwijderen indient. (Groeps)foto’s die eenmaal met toestemming op het openbare internet zijn gepubliceerd kunnen in voorkomende gevallen soms niet meer worden verwijderd. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

4. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers

4.1 Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft de organisatie passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden je persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

4.2 Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Deze verwerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie. Met de verwerkers heeft de organisatie een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en dit Privacybeleid na te leven. Via het aanspreekpunt voor de gegevensverwerking (privacy@zolderkamp.nl) kan een lijst worden opgevraagd van onze verwerkers.

4.3 Je persoonsgegevens worden zonder je uitdrukkelijke toestemming nooit door de organisatie aan derden verstrekt tenzij ze hiertoe  verplicht is vanuit wet- en regelgeving.

5. Inzagerecht, verwijdering, vragen of klachten

5.1 Via de het aanspreekpunt gegevensverwerking (privacy@zolderkamp.nl) kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De organisatie zal je verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en je, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de organisatie je verzoek niet inwilligt zal zij dat altijd nader toelichten.

5.2 Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je eveneens contact opnemen met het aanspreekpunt gegevensverwerking (privacy@zolderkamp.nl). De organisatie zal het bezwaar onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal de organisatie je hiervan op de hoogte brengen.

5.3 Indien je klachten hebt over de wijze waarop de organisatie je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met het aanspreekpunt gegevensverwerking (privacy@zolderkamp.nl). Indien dit niet leidt tot een oplossing kan je natuurlijk altijd gebruik maken van je recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.

5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan het aanspreekpunt gegevensverwerking (privacy@zolderkamp.nl).

6. Wijzigingen

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.

Februari 2024